Provinciaal archief

Een deel daarvan is blijvend bewaard en opgenomen in de provinciale archiefbewaarplaats. Iedereen kan dit inzien via de site en de studiezaal van het Nationaal Archief in Den Haag.

De meest recente informatie van de provincie is nog niet overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het meeste daarvan is nog niet openbaar, maar soms wel in te zien of op te vragen of te hergebruiken.

Onder de provinciale archieven valt niet alleen de schriftelijk materiaal van het handelen van de provinciale organen in de vorm van brieven, dossiers, bestekken, kaarten en tekeningen, maar ook gedrukt en audiovisueel materiaal zoals foto’s en films. Ook de digitale informatie die de provincie ontvangt of produceert valt onder de noemer ‘archieven’.

Wat kun je vinden in het provinciaal archief bij het Nationaal Archief?

Je vindt de historische informatie van de  provincie over de periode 1811 tot en met 2008 bij het Nationaal Archief. Het Nationaal Archief beheert daarnaast ook de archieven van de rechtsvoorgangers van de provincie, zoals de graven van Holland en de Staten van Holland tot na de Franse Tijd, maar ook die van de rijksorganen in de provincie, zoals de rechtbanken, strafinstellingen en de Burgerlijke Stand van Zuid-Hollandse gemeenten.

Heb je via de website in de archieven of andere collecties datgene gevonden wat je zoekt dan kun je dit inzien. Als het archiefstuk al gescand is kun je dat soms al digitaal via je scherm bekijken. Alle overige stukken kun je via de website reserveren om ze in de Studiezaal te bekijken of voorafgaand aan je bezoek aan de Studiezaal, zodat de stukken voor je klaarliggen als je op de aangegeven datum komt, of op de dag van je bezoek zelf.

Hoe bezoek je het Provinciaal Archief?

Kijk op de website van het Nationaal Archief voor openingstijden, aanmelding als bezoeker, gebruik van inventarissen en aanvragen van stukken.

Historisch Beeldmateriaal

Een deel van de openbare archieven van de provincie bestaat uit foto- en filmmateriaal vanaf de jaren ’30 van de 20e eeuw. Dit beeldmateriaal is voor een deel al fysiek overgebracht naar het provinciaal archief bij het Nationaal Archief, maar een grote verzameling aan foto’s, films en negatieven zijn nog aanwezig in het provinciehuis. Het historische beeldmateriaal dat in opdracht van ons is gemaakt wordt gedigitaliseerd, nader ontsloten en online aangeboden. De eerste resultaten zijn via de website beeldarchief.zuid-holland.nl te bekijken en gratis te downloaden. Bekijk het historisch beeldmateriaal.

Wet- en regelgeving

Iedereen in Nederland heeft recht op informatie en moet in staat zijn om na te gaan hoe de overheid te werk gaat. Zo verplicht de Archiefwet alle overheden in Nederland om zorg te dragen voor hun archief. De zorg houdt in het bewaren, beheren en beschikbaar stellen van papieren en digitale overheidsinformatie..

Toegankelijkheid

Om ervoor te zorgen dat archieven goed toegankelijk zijn, hebben provincies de plicht hun archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden. Wanneer archieven worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats, moet deze zijn voorzien van een toegang in de vorm van een inventaris.

Openbaarheid

Openbaarheid van bestuur is een belangrijk recht in onze democratische samenleving. Mede daarom is in de Archiefwet van 1995 opgenomen dat archiefstukken van provinciale instellingen voor iedereen toegankelijk moeten zijn. Dit houdt in dat archiefstukken openbaar zijn, tenzij andere wettelijke regelingen hebben bepaald dat bepaalde archiefstukken voor een bepaalde termijn van openbaarheid worden uitgesloten.
Alle overgebrachte archieven van de provincie zijn in principe openbaar, tenzij dit bij de overbrenging is bepaald. Onder bepaalde voorwaarden kunnen archiefbescheiden die beperkt openbaar zijn toch bekeken worden.

Machtiging beperking openbaarheid

Archiefstukken ouder dan 75 jaar moeten openbaar gemaakt worden. In bijzondere gevallen verleent de overheid e machtigingen om de beperking op openbaarmaking te verlengen. Zo kan de provincie de openbaarmaking van archiefstukken van gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen en ouder zijn dan 75 jaar voor een bepaalde periode beperken:

• Ter bescherming en eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer
• In het belang van de staat of zijn bondgenoten
• Ter voorkoming  dat personen of organisaties worden bevoordeeld of benadeeld

Aanvraag

Wil je als gemeente, waterschap of gemeenschappelijke regeling een machtiging aanvragen voor de beperking van de openbaarheid voor archiefstukken die in jouw archiefbewaarplaats bewaard worden? Vraag de machtiging dan aan bij de provincie.

Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland
Afdeling Bestuur
Provinciearchivaris
Formulieren

Machtiging opschorting overbrenging archiefbescheiden

Alle archiefstukken die ouder dan 20 jaar zijn, moeten worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats of worden vernietigd. Gebruikt of raadpleegt een gemeente, waterschap of gemeenschappelijke regeling bepaalde archiefbescheiden die al naar de archiefbewaarplaats moeten nog regelmatig dan kan een machtiging worden aangevraagd om dit uit te stellen door een zogeheten ‘machtiging opschorting’ bij de provincie aan te vragen

Interbestuurlijk Archieftoezicht

De Archiefwet verplicht overheden als de provincie zorg te dragen voor haar archief- en informatiebeheer.

Dat geldt evenzeer voor alle Zuid-Hollandse gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen. Op grond van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (Wet RGT) houdt de provincie  interbestuurlijk toezicht op de wettelijke taakbehartiging van gemeenten op de domeinen: financieel toezicht, ruimtelijke ordening, omgevingsrecht, monumentenzorg, huisvesting vergunninghouders en informatie- en archiefbeheer.

Het interbestuurlijk toezicht op het goed op orde zijn van het informatie- en archiefbeheer van gemeenten en waterschappen in Zuid-Holland richt zich vooral op digitale informatie, maar het kan ook gaan om oude of recente papieren dossiers. De risico’s waar de provincie specifiek op let zijn:

• de overgang van een analoge naar een digitale informatiehuishouding
• de informatiehuishouding bij reorganisaties, herindelingen en samenwerkingsvormen
• de toegankelijkheid en openbaarheid van het historisch archief van 20 jaar en ouder
• het digitale beheer, inclusief de beveiliging van archieven op korte en langere termijn

Het toezicht wordt uitgevoerd door de hiertoe aangestelde toezichthouder, die daarnaast als provinciearchivaris toezicht houdt op het informatie- en archiefbeheer door de provinciale organen zelf.

Het kader voor het toezicht op het domein van Informatie- en archiefbeheer bestaat uit het in 2013 door GS vastgestelde ‘Aanvullend beleidskader Archieftoezicht’ dat de criteria beschrijft waaraan gemeenten en waterschappen bij de uitvoering van de Archiefwet 1995 moeten voldoen.

Beschikkingen van de rechtbank

Ben je op zoek naar beschikkingen van de rechtbank, zoals echtscheidingen, bewijs van overlijden etc.? Dan kun je hiervoor terecht bij het Nationaal Archief. Vaak wordt in officiële publicaties verwezen naar het Rijksarchief in de provincie, maar daarmee wordt het Nationaal Archief bedoeld, niet het provinciaal archief. Het Nationaal Archief beheert de dubbelen van de Burgerlijke Stand, uitspraken over wijziging geslachtsnaam, echtscheidingsconvenanten, etc. en heeft daar ook onderzoekgidsen voor samengesteld.