Op grond van de Archiefwet 1995 dienen overheidsorganen hun archiefbescheiden over te brengen naar de aangewezen archiefbewaarplaats, waarna deze openbaar worden. Op grond van artikel 15, eerste lid, van de Archiefwet 1995 kunnen er op het moment van overbrenging beperkingen aan de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden worden gesteld op grond van:
- De eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
- Het belang van de Staat of zijn bondgenoten;
- Het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden.
De maximale duur van de beperking is 75 jaar. Indien gemeenten, waterschappen of gemeenschappelijke regelingen de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden op grond van de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer langer dan 75 jaar willen beperken kunnen zij hiertoe op grond van artikel 15, 4e lid van de Archiefwet een machtiging aanvragen. De dagelijkse besturen van een gemeente, waterschap of gemeenschappelijke regeling vragen deze machtiging aan bij het college van gedeputeerde staten.
Gedeputeerde Staten stellen voorwaarden aan het verlenen van de machtiging, te weten:
1. dat in de inventaris van het archief waartoe de archiefbescheiden behoren is opgenomen dat bepaalde inventarisnummers beperkt openbaar zijn op grond van de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer.
2. dat bij alle betreffende inventarisnummers wordt vermeld wat de duur van de beperking is en per welke datum deze openbaar worden.
3. dat het voor een bezoeker van het archief duidelijk is op welke wijze een verzoek tot raadpleging van de beperkt openbare archiefbescheiden kan worden ingediend.
Contact
De aanvraag ‘machtiging beperking openbaarheid’ kun je richten aan het college van gedeputeerde staten van Zuid-Holland ter attentie van de provinciearchivaris.
Neem voor vragen contact op met de provinciearchivaris via www.zuid-holland.nl/contact.