Machtiging opschorting overbrenging archiefbescheiden

Op grond van de Archiefwet 1995 dienen overheidsorganen hun archiefbescheiden over te brengen naar de aangewezen archiefbewaarplaats. Hiervoor geldt een wettelijke overbrengingstermijn van 20 jaar. Gemeenten, waterschappen of gemeenschappelijke regelingen die bepaalde archiefbescheiden langer dan 20 jaar onder zich willen houden omdat deze nog veelvuldig worden gebruikt kunnen hiertoe op grond van artikel 13, 3e lid van de Archiefwet een machtiging tot opschorting van de overbrenging aanvragen. De dagelijkse besturen van een gemeente, waterschap of gemeenschappelijke regeling vragen deze machtiging aan bij het college van gedeputeerde staten.
Gedeputeerde Staten stellen voorwaarden aan het verlenen van de machtiging, waaronder het opstellen van een gedetailleerde beschrijving van de betreffende archiefbescheiden, de reden voor de opschorting en het voorschrijven van de datum, waarop de overbrenging gerealiseerd dient te zijn.